Guide du professeur – Organisation des cours et suivi des élèves

Dernière mise à jour : 13/08/2026

Bienvenue chez Talk and Chalk !

Nous sommes ravis de vous compter parmi notre équipe.

Ce guide présente les principales règles et bonnes pratiques à suivre lors de la prise en charge de nos élèves. Son objectif est de garantir une expérience d’apprentissage de haute qualité, une communication fluide et une collaboration efficace entre le professeur, l’élève et l’équipe Talk and Chalk.

Les cours étant principalement individuels, chaque parcours doit être adapté au niveau, aux objectifs, au rythme et aux disponibilités de l’élève, tout en respectant le cadre pédagogique et administratif de Talk and Chalk.

1. Avant de commencer avec un nouvel élève

Premier contact

Dès qu’un nouvel élève vous est attribué et que le cours est confirmé, prenez contact avec lui dans les meilleurs délais.

Lors de ce premier échange :

• présentez-vous brièvement ;
• souhaitez-lui la bienvenue ;
• confirmez le jour et l’heure du premier cours ;
• vérifiez le fuseau horaire pour les cours en ligne ;
• confirmez le lieu lorsqu’il s’agit d’un cours en présentiel ;
• répondez aux éventuelles questions concernant l’organisation du cours.

Si l’élève ne répond pas dans un délai de 48 heures, informez Talk and Chalk afin que nous puissions reprendre contact avec lui.

Cours d’essai

Lorsqu’un cours d’essai est prévu, son objectif est à la fois de permettre à l’élève de découvrir le professeur et de vous permettre de mieux comprendre son profil.

Profitez de cette séance pour :

• faire connaissance avec l’élève ;
• identifier son niveau approximatif ;
• comprendre ses objectifs et ses motivations ;
• identifier ses principales difficultés ;
• présenter votre manière de travailler ;
• évaluer la formule pédagogique qui semble la plus adaptée.

Après un cours d’essai, transmettez à Talk and Chalk un court retour pédagogique afin que nous puissions assurer le suivi avec l’élève.

La partie commerciale et la confirmation de l’inscription sont ensuite prises en charge par Talk and Chalk.

2. Premier cours et objectifs pédagogiques

Le premier cours régulier est essentiel pour construire une relation de confiance et donner une direction claire à la formation.

Il doit permettre de préciser :

• le niveau actuel de l’élève ;
• ses objectifs personnels, professionnels, scolaires ou universitaires ;
• ses priorités ;
• ses éventuelles échéances ;
• son rythme d’apprentissage ;
• les compétences qui devront être travaillées en priorité.

À la fin de cette première leçon, vérifiez également que les jours et horaires prévus conviennent toujours à l’élève.

3. Niveau et suivi de la progression

Test de niveau

Lorsqu’un test de niveau est prévu :

• corrigez-le avec soin ;
• transmettez les résultats à Talk and Chalk dès que possible ;
• indiquez le niveau estimé selon le CECRL (A1 à C2), lorsque cela est applicable ;
• signalez les principales forces et difficultés observées.

Si l’élève n’a pas réalisé son test avant le premier cours, vous pouvez consacrer une partie de la séance à compléter l’évaluation.

Évaluation continue

Le niveau initial n’est qu’un point de départ. La progression de l’élève doit être observée tout au long de sa formation.

Selon ses objectifs, veillez notamment au développement de :

• la compréhension orale ;
• la compréhension écrite ;
• la production orale ;
• la production écrite ;
• l’interaction ;
• la prononciation ;
• le vocabulaire et la grammaire.

Les priorités doivent naturellement être adaptées au projet de chaque élève.

4. Préparation et continuité des cours

Chaque cours doit être préparé en fonction :

• du niveau de l’élève ;
• de ses objectifs ;
• de son rythme d’apprentissage ;
• de ses centres d’intérêt ;
• des contenus déjà travaillés ;
• de sa progression.

Nous encourageons l’utilisation de supports variés :

• documents authentiques ;
• articles ;
• vidéos et contenus audio ;
• exercices interactifs ;
• jeux pédagogiques ;
• mises en situation ;
• ressources numériques.

Les cours doivent former un parcours cohérent. Évitez autant que possible d’enchaîner des activités indépendantes sans continuité pédagogique.

Travail entre les cours

Lorsque cela est pertinent, vous pouvez proposer des exercices ou activités entre les cours.

Le travail demandé doit rester réaliste et adapté aux objectifs, au niveau et au temps disponible de l’élève.

5. Organisation du planning

Modification ponctuelle

Lorsqu’un cours est exceptionnellement déplacé, mettez à jour le planning dans le système lorsque cette possibilité est disponible.

Si vous ne pouvez pas effectuer la modification, informez rapidement Talk and Chalk.

Le planning enregistré doit toujours correspondre aux cours réellement prévus et réalisés.

Modification permanente

Si l’élève souhaite changer durablement son jour ou son horaire de cours, informez Talk and Chalk.

Une modification permanente peut avoir des conséquences sur l’organisation pédagogique, la disponibilité du professeur, la facturation et le planning général.

Retard de l’élève

Lorsqu’un élève arrive en retard, le cours se termine normalement à l’heure initialement prévue.

Le professeur n’est pas tenu de prolonger automatiquement le cours afin de compenser le retard.

En cas de retards fréquents, informez Talk and Chalk.

Ponctualité du professeur

La ponctualité fait partie de nos engagements envers les élèves.

En cas de retard exceptionnel, prévenez l’élève et Talk and Chalk dès que possible.

6. Annulations et reports

Annulation moins de 24 heures avant le cours

Si l’élève annule moins de 24 heures avant le début du cours, la politique d’annulation de Talk and Chalk s’applique.

Vous pouvez comptabiliser une leçon d’une durée maximale d’une heure lorsque les conditions prévues sont réunies.

Informez Talk and Chalk de l’annulation afin que la situation puisse être correctement enregistrée.

Les heures annulées et facturées sans validation de Talk and Chalk ne pourront pas être prises en compte pour la rémunération.

Annulation plus de 24 heures à l’avance

Lorsqu’un élève prévient plus de 24 heures à l’avance, aucune pénalité d’annulation ne s’applique.

Les possibilités de report doivent respecter les conditions de la formule souscrite par l’élève. En règle générale, un report par mois est prévu.

En cas de doute, consultez Talk and Chalk avant de confirmer un nouveau créneau.

Annulations répétées

Si un élève annule régulièrement ses cours ou présente un manque important d’assiduité, informez-nous.

Talk and Chalk prendra contact avec l’élève et décidera des mesures appropriées.

7. Absence ou indisponibilité du professeur

Si vous ne pouvez exceptionnellement pas assurer un cours, prévenez Talk and Chalk et l’élève dès que possible.

Lorsque cela est possible, une nouvelle date pourra être proposée.

Pour les absences prévisibles, vacances ou périodes d’indisponibilité, merci de nous prévenir suffisamment à l’avance afin que nous puissions organiser les cours.

Un professeur ne doit jamais demander à une autre personne de le remplacer directement.

Toute substitution de professeur doit être organisée ou validée par Talk and Chalk.

8. Cours en ligne

Pour les cours en ligne, assurez-vous de disposer :

• d’une connexion Internet suffisamment stable ;
• d’un microphone fonctionnel ;
• d’une caméra lorsque son utilisation est pertinente ;
• d’un environnement calme et professionnel ;
• du lien ou de l’outil nécessaire avant le début du cours.

Nous recommandons de vérifier votre matériel quelques minutes avant le début de la séance.

En cas de problème technique empêchant réellement la réalisation du cours, informez immédiatement l’élève et Talk and Chalk.

9. Cours en présentiel

Pour les cours à domicile, en entreprise ou dans tout autre lieu convenu :

• prévoyez suffisamment de temps pour votre déplacement ;
• respectez les règles d’accès et de sécurité du lieu ;
• adoptez une attitude professionnelle ;
• respectez la confidentialité des informations auxquelles vous pourriez avoir accès.

Si l’élève est absent lorsque vous arrivez sur place, essayez de le contacter et informez Talk and Chalk.

10. Cours avec des enfants et adolescents

Les cours destinés aux mineurs doivent être adaptés à leur âge, à leur niveau de maturité et à leurs capacités de concentration.

Lorsque cela est nécessaire, les questions d’organisation, de planning ou de suivi doivent être communiquées au parent ou au responsable légal.

Le professeur doit maintenir à tout moment une relation strictement professionnelle et utiliser des supports adaptés à l’âge de l’élève.

11. Élèves et clients entreprises

Dans le cadre d’une formation financée ou organisée par une entreprise, plusieurs interlocuteurs peuvent être concernés : l’élève, son responsable, les ressources humaines ou le service formation.

Le professeur doit respecter la confidentialité des informations concernant l’élève et l’entreprise.

Les demandes administratives, commerciales ou contractuelles doivent être transmises à Talk and Chalk.

12. Validation des cours dans le système

Toutes les leçons réalisées doivent être enregistrées et validées dans le système.

Après vos cours, veillez à ce que :

• la date soit correcte ;
• la durée corresponde au cours réellement réalisé ;
• les éventuelles modifications de planning soient enregistrées ;
• les annulations soient correctement signalées ;
• toutes les heures du mois soient à jour.

Cette étape est particulièrement importante car les informations enregistrées dans le système servent de référence pour le calcul de votre rémunération.

13. Rémunération et facturation du professeur

Validation mensuelle des heures

Le 5 de chaque mois, Talk and Chalk procède à la validation des heures de cours réalisées au cours du mois précédent.

Par exemple, le 5 octobre, nous contrôlons les heures réalisées pendant le mois de septembre.

Il est donc indispensable que toutes vos leçons soient correctement enregistrées dans le système avant cette validation.

Des cours non enregistrés, une durée incorrecte ou des informations manquantes peuvent entraîner une erreur ou un retard dans le calcul de votre rémunération.

Facture du professeur

Pour que nous puissions procéder au traitement du paiement et enregistrer correctement la prestation dans notre comptabilité, nous devons également recevoir une facture correspondant aux services réalisés.

La facture doit correspondre aux heures et prestations validées pour la période concernée.

Veillez donc à :

• maintenir vos heures à jour dans le système ;
• vérifier les heures du mois précédent ;
• établir votre facture sur la base des prestations validées ;
• transmettre la facture à Talk and Chalk pour traitement administratif et comptable.

En cas de différence entre votre propre relevé et les informations présentes dans le système, contactez-nous avant d’établir la facture afin que nous puissions vérifier la situation ensemble.

14. Relation commerciale avec les élèves

Les questions commerciales et administratives sont gérées par Talk and Chalk.

Le professeur ne doit pas négocier directement avec l’élève :

• les tarifs ;
• les remises ;
• les forfaits ou abonnements ;
• les conditions de paiement ;
• les conditions contractuelles.

Si un élève souhaite augmenter son nombre d’heures, changer de formule, inscrire un membre de sa famille, suivre un autre cours ou obtenir un tarif différent, transmettez simplement sa demande à Talk and Chalk.

Les paiements des élèves sont gérés par Talk and Chalk et ne doivent pas être encaissés directement par le professeur, sauf autorisation expresse de notre équipe.

15. Confidentialité et protection des données

Toutes les informations concernant nos élèves, nos entreprises clientes, nos supports pédagogiques et notre organisation interne sont confidentielles.

Les coordonnées, documents, informations professionnelles et données personnelles des élèves ne doivent pas être communiqués à des tiers ni utilisés à des fins personnelles.

Enregistrement des cours et outils numériques

Un cours ne doit pas être enregistré sans l’accord approprié de l’élève et, lorsque cela est nécessaire, de Talk and Chalk.

La même prudence doit être appliquée aux outils de transcription, d’intelligence artificielle ou à toute plateforme susceptible de traiter ou conserver les données de l’élève.

Les informations confidentielles concernant un élève ou une entreprise cliente ne doivent pas être introduites dans un outil externe sans autorisation appropriée.

16. Supports pédagogiques et droits d’auteur

Nous encourageons l’utilisation de ressources variées et de qualité, mais les droits d’auteur doivent être respectés.

Ne distribuez pas illégalement des livres, manuels, PDF ou autres contenus protégés et ne partagez pas les identifiants personnels ou les licences appartenant à Talk and Chalk ou à un tiers.

17. Difficultés pédagogiques ou relationnelles

Informez rapidement Talk and Chalk lorsqu’une difficulté apparaît, notamment si :

• l’élève semble démotivé ;
• la méthode ou le niveau ne semble pas adapté ;
• l’élève souhaite changer de professeur ;
• un conflit apparaît ;
• un comportement inapproprié survient ;
• vous estimez ne plus pouvoir assurer la formation dans de bonnes conditions.

Notre rôle est également d’accompagner les professeurs. Il est préférable de nous signaler une difficulté rapidement plutôt que d’attendre qu’elle devienne plus importante.

18. Arrêt ou suspension des cours

Si un élève vous informe qu